Of, hoe projecten middels lerend organiseren effectief kunnen zijn in complexe, snel veranderende omgevingen
Door: Marco Mud, Project Management Consultant voor ACTIVITY Project Management Services ׀ marcomud@activity.amsterdam ׀ 0657435206 Perugia, 2024
Projecten gesteld voor grote opgaven aan bijvoorbeeld woon-, rail-, wegen-, vaarwegen- en leidingeninfra betreffen niet zelden integrale gebiedsontwikkelingen van vele tientallen miljoenen euri waarin vele verschillende techniekvelden, binnen dan wel buiten de bebouwde omgeving, samen moeten worden gebracht vanuit verschillende organisaties in tijdelijke werkbare eenheden, ook wel projecten genaamd. Dit type projecten is complex omdat ze vaak meerdere techniekvelden en innovaties bevatten, uitgevoerd moeten worden in complexe fysieke en juridische omgevingen, door tijdelijke samengestelde organisaties bestaande uit verschillende werkmethoden en organisatieculturen en onder de aandacht van een myriade aan opdrachtgevers; stakeholders die niet zelden op grote afstand leven van de praktijk: de werkvloer, waarop het allemaal gebeurt. Ga er maar aanstaan als projectmanager, of als manager of medewerker in een complex project. Wat is precies de (je) opdracht? Hoe zit de opdrachtgever erin? Welke competenties moet ik gegeven de complexiteit van de opdracht in mijn team organiseren, welke via partners, en welke niet? En hoe laat ik het geheel doelgericht, effectief en plezierig samenwerken: middels rondzending van een memo met contract en project brief als bijlagen, al dan niet in combinatie met een rituele kick off?
Beter van niet. Complexe projecten kennen geen of maar weinig bruikbare routines en bestaan vaak uit voor de gelegenheid bijeengebrachte ‘vreemdelingen legioenen’: clubs van bewust bekwame managers, professionals en medewerkers en vragen juist daarom om vormen van lerend organiseren. Methoden van samenwerken die lerend zijn, leren als kernactiviteit hebben en teams vanuit bewustzijn van hun tijdelijke project identiteit tot samenwerken helpen brengen op basis van zelf samengestelde spelregelsets, gedragsregelsets als Tijdelijk Werkbare Overeenstemmingen. Teams ook met continue aandacht voor ‘’reflectie op het doen’’ als primair proces en (eigen) gedrag en werkwijzen bewust aanpassen als dat uit reflectie nodig blijkt.
Een nieuwe manier van projectmatig werken die niet primair instrumenteel, maar lerend is.
Gaan we te rade bij ‘’Lerend Organiseren’’ volgens Wierdsma en Swieringa dan leren we dat complexe projecten de externe variëteit conform de zogenaamde Wet van Ashby naar binnen moeten halen: in het team en partnerteams moet organiseren (denk hierbij bijvoorbeeld aan het Integrale Project Management van RWS) om er zicht op te hebben en ze ‘’baas’’ te kunnen. En deze teams middels een zogenaamd collectieve leerslag laten functioneren waarin teamleden vanuit hun specifieke principes en inzichten tot een spelregelset voor samenwerking komen waarmee het beoogde projectresultaat haalbaar wordt. Om dit vervolgens middels een iteratief leerproces van ‘’reflectie op het (praktische) doen’’ wendbaar effectief te laten zijn; om de variëteit buiten en binnen steeds middels iteratieve dialoog te kennen, te onderkennen en al doende lerende te verwerken in de collectieve projectaanpak.
En wat leren wij hier dan van, beste projectvrienden? Nou, wat denk je zelf? Ik zeg, lees de klassieker van Wierdsma en doe er je voordeel mee. Of volg een opleiding ‘The New Project Management‘’ via het NESTOR-programma van ACTIVITY. Of begin, al dan niet vergezeld door een consultant of een mentor, zelf met voldoende sprezzatura door te vragen naar hoe samenwerking in je team en met je opdrachtgevers en partners zou moeten verlopen om tot een optimaal resultaat te komen. Het kan allemaal, echt, voor de een misschien wat meer dan voor de ander, maar als het in ieder geval maar met hoofd, hart en ziel wordt aangepakt.