Of, hoe word je een Diplomatieke Projectmanager?

Door: Marco Mud, Project Management Consultant voor ACTIVITY Project Management Services ׀ marcomud@activity.amsterdam ׀ 0657435206 Perugia, 2024

Projecten gesteld voor grote opgaven aan bijvoorbeeld woon-, rail-, wegen-, vaarwegen- en leidingeninfra betreffen niet zelden integrale gebiedsontwikkelingen van vele tientallen miljoenen euri waarin vele verschillende techniekvelden, binnen dan wel buiten de bebouwde omgeving, samen moeten worden gebracht; beschikbaar worden geteld door naar aard en belang van elkaar verschillende stakeholders door één projectmanager. Ga er maar aan staan. De projectmanagement vakkundigheid kan toereikend zijn en het teamleiderschap inspirerend; van de contextuele vaardigheden waarmee het top spel in de praktijk gespeeld moet worden wordt echt een ander niveau gevraagd dan zoals beschreven in de meeste projectmanagement literatuur: dat van ‘stakeholder management’. Want hoe ‘’manage’’ je; ‘’beheers’’ je precies (niet zelden eindverantwoordelijk) managers die meer macht hebben dan jij als (niet zelden aangesteld) projectmanager? Stakeholders die delen van je budget beschikbaar stellen, mensen voor je project leveren, kennisproducten? Hoe ‘’manage’’ je die om mee te doen, op een manier die het project dient, ook als het niet lekker loopt?

Niet dus. Management is niet de competentie die succes zal boeken op een stakeholder speelveld, en zeker niet in de vormende of stormende fasen van een complex project in een complexe omgeving. Leiderschap kan in de buurt komen als een leider de projectbeheersing heeft ondergebracht bij een Manager Projectbeheersing en zo voor zichzelf ruimte heeft gecreëerd om tijd te kunnen besteden aan het ‘’erbij krijgen en houden’’ van essentiële stakeholders. Maar om welke competenties gaat het dan – bovenop de reguliere?

Leggen we ons oor te luisteren in de diplomatieke wereld dan wordt het duidelijk over welke competenties diplomaten, gesteld voor complexe opgaven in complexe omgevingen, dienen te beschikken om effectief te kunnen zijn. (Als nodig voor de duidelijkheid heb ik tussen haakjes een linkje gelegd naar onze project praktijk.)

Communicatieve vaardigheden: effectief communiceren in woord en geschrift; luisteren, duidelijk en overtuigend spreken; complexe materie op een beknopte en begrijpelijke manier kunnen overbrengen;

Culturele sensitiviteit: respect tonen voor de verschillende (organisatie) culturen en gebruiken, verschillen kunnen overbruggen en effectief samen kunnen werken met mensen uit verschillende (organisatie) achtergronden;

Onderhandelingsvaardigheden: goed kunnen onderhandelen met als doel het vinden van compromissen en tot overeenstemming te komen zonder belangen te schaden.

Analytisch denkvermogen: in staat zijn om complexe situaties te analyseren, patronen te herkennen en strategische inzichten te ontwikkelen opdat beslissingen genomen kunnen worden op basis van een goed begrip van de situatie.

Probleemoplossend vermogen: snel kunnen reageren op problemen en onverwachte situaties; creatief en flexibel zijn in het vinden van oplossingen die gunstig zijn voor alle betrokken partijen.

Emotionele intelligentie: in staat zijn om de eigen emoties te beheersen en om te gaan met de emoties van anderen zodat ze kalm blijven in stressvolle situaties en bij het opbouwen van relaties met anderen.

Teamwerk en samenwerking: diplomaten werken vaak samen met anderen, zowel binnen hun eigen team als met vertegenwoordigers van andere landen en organisaties. Het vermogen om goed samen te werken en bij te dragen aan een gemeenschappelijk doel is daarbij cruciaal.

Tact en discretie: diplomaten moeten diplomatiek zijn in hun benadering, gevoelige informatie discreet behandelen en voorkomen dat zij onbedoeld spanningen of conflicten veroorzaken.

Deze competenties vormen de basis voor het werk van diplomaten en helpen hen om hun land te vertegenwoordigen op het wereldtoneel. En wat leren wij hier dan van, beste projectvrienden? Nou, wat denk je zelf? Ik zeg, leg een grotere nadruk op het testen van deze competenties bij de search naar een project manager. Of volg een opleiding ‘’Stakeholder Diplomacy’’ via het NESTOR-programma van ACTIVITY. Of stap, al dan niet vergezeld door een consultant of een mentor, zelf met voldoende sprezzatura het stakeholder speelveld op om het top spel indachtig bovenstaande inzichten te spelen. Het kan allemaal, echt, voor de een misschien wat meer dan voor de ander, maar als het in ieder geval maar met hoofd, hart en ziel wordt aangepakt.