Of, hoe plan je ‘’klein’’ met lego om ‘’groot’’ te realiseren?

Door: Marco Mud, Project Management Consultant voor ACTIVITY Project Management Services ׀ marcomud@activity.amsterdam ׀ 0657435206 Perugia, 2024

Projecten gesteld voor grote opgaven aan bijvoorbeeld woon-, rail-, wegen-, vaarwegen- en leidingeninfra betreffen niet zelden integrale gebiedsontwikkelingen van vele tientallen miljoenen euri waarin verschillende techniekvelden, binnen en buiten de bebouwde omgeving, samen moeten worden gebracht op basis van één integrale (master) planning. Ga er maar aan staan als projectmanager, aan een dergelijke potentiële Sisyphus opgave. Hoe zie je het project: als Eén Groot Uniek Ding, of als een reeks te repeteren modules? En hoe zien anderen het, weet je hoe zij het zien: de teamleden, medewerkers, en stakeholders? Hoe wil je het project benaderen, de planning aanpakken? Met een Work of een Product breakdown, Agile-achtig misschien? In een eenmalige allesomvattende exercitie of middels een nodig aantal iteratieslagen? Alleen, via een gespecialiseerd planningsteam of interactief met relevante betrokkenen? Vragen, vragen, vragen … die je doen nadenken en je kunnen helpen voorkomen om niet te snel te gaan; die je helpen om eerst ‘’langzaam’’ te denken om daarna snel te kunnen handelen. Of, om ze voor nu maar beter even opzij te leggen want ‘’de plicht roept, de klokt tikt en het budget lekt’’ waarom het gewoon nu beter is om maar te starten en dan later maar weer eens de denk-hoed op te zetten?

Niet dus. Want projecten verlopen niet verkeerd, ze starten verkeerd (dixit Bent Flyvbjerg). Beginnen voordat alle breedte, diepte en hoogte van een complex project verkend en erkend is, en georganiseerd is, is als het in een auto stappen met een blinddoek voor. De stap van het (door)denken voor het doen overslaan is een groot risico, niet zelden een psychologisch risico van een projectmanager die zich onvoldoende bewust is van het feit dat hijzelf (per definitie) een van de grootste projectrisico’s is. Mogelijk onder indruk is van de complexiteit van de opgave; ervan terugschrikt, de kleinere samenstellende zo mogelijk repeterende elementen niet ziet, zijn beperkingen niet deelt noch compenseert met teamleden die hem kunnen helpen om het geheel te overzien en op te breken in kleinere specificeerbare, planbare en budgetteerbare elementen. Denken is voor complexe projecten een cruciaal proces dat tijd vergt en nog meer tijd vergt als het collectief wordt aangepakt. Maar wordt daarmee de kans op veel groter tijdverlies niet voorkomen als het project in de dure realisatiefase van de rails loopt, geteisterd door de vele risico’s die onvoorzien zijn gebleven door een weliswaar snelle en goedkope, maar uiteindelijk sloppy voorbereiding?

In zijn ‘’How Big Things Get Done’’ toont Bent Flybjerg aan dat de essentie van projectsucces van grote, complexe projecten in essentie een kwestie van ‘’thinking slow and acting fast’’ is. Ga er, stelt hij, niet voetstoots vanuit dat een complex project daarom ook uniek is: zoek naar verglijkbare projecten en leer ervan; zoek naar management dat relevante ervaring heeft en benut die. Maak de planningsfase zo lang als nodig om de realisatiefase zo kort als mogelijk te maken, net als Pixar het doet als ze een film maken. Met wat meer goedkope voorbereidingskosten voorkom je immers dure onvoorziene realisatiekosten. Plan dus gedetailleerd vanuit risicobewustzijn en ga daarbij op zoek naar de legostenen van je project: die elementen, die producten die de bouwstenen van je project zijn en repeteerbaar kunnen worden gerealiseerd. Vind je die dan kun je met behulp van een steile leercurve aan het begin van de realisatie de realisatie als geheel minder risicovol, en goedkoper laten verlopen. Benut het inzicht als gevolg van het leggen van de eerste lego steen om het leggen van de tweede te verbeteren; benut die snel stijgende leercurve op en van de werkvloer om het steeds beter te doen, en onderken het nut van de interactieve en intensieve planningsproces dat eraan ten grondslag ligt. Repetitio est mater studiorum, repetitie is de moeder van leren.

En wat leren wij hier dan van, beste projectvrienden? Nou, wat denk je zelf? Ik zeg, stel een Learning Manager aan in je team. Of volg een opleiding ‘’Projecten slowly plannen met Lego stenen’’ via het NESTOR-programma van ACTIVITY. Of start, al dan niet vergezeld door een consultant of een mentor, zelf met voldoende sprezzatura je project met een uitgebreide en samen uitgekiende planningsfase onder het motto ‘’Leren Loont’’. Het kan allemaal, echt, voor de een misschien wat meer dan voor de ander, maar als het in ieder geval maar met hoofd, hart en ziel wordt aangepakt.