Of, hoe projectteams continu kunnen verbeteren in complexe opgaven

Door: Marco Mud ׀ ACTIVITY Project Management Services ׀ marcomud@activity.amsterdam ׀ 06-57435206
Amsterdam, 2025

Projecten in de fysieke leefomgeving zijn complex. Ze raken meerdere belangen, kennen financiële onzekerheden en vereisen samenwerking tussen uiteenlopende partijen. Succes hangt niet alleen af van goede planning en sturing, maar vooral van het vermogen van het projectteam om te leren—van eerdere ervaringen, van elkaar en van de dynamiek van het project zelf.

Hoe kunnen projectteams in projecten leren? Hoe kunnen ze ervaringen benutten om samenwerking te verbeteren, financiële risico’s te beheersen en kansen te grijpen? Hoe kan teamleren structureel worden ingebed in het projectmanagementproces? In deze blog verkennen we deze vragen en koppelen we ze, voor een praktisch begrip, aan leerprincipes uit PRINCE2 .

1. Leren van eerdere ervaringen
PRINCE2 benadrukt het belang van leren als een fundamenteel principe: “Continued Business Justification” en “Learn from Experience” zijn cruciale uitgangspunten. Leren is geen losse activiteit na afloop van een project, maar een continu proces.

Hoe pak je dat aan?

• Start met een Lessons Log: Leg vanaf de projectinitiatie vast welke lessen eerdere projecten bieden en hoe ze het huidige project kunnen helpen. PRINCE2 moedigt het gebruik van een Lessons Log aan om structureel te documenteren en te reflecteren.
• Maak leren een ritueel: Plan structurele momenten in waarin het team reflecteert, bijvoorbeeld tijdens faseovergangen of na belangrijke gebeurtenissen.
• Gebruik retrospectives: Naast evalueren aan het eind, werk met korte evaluatiecycli (bijvoorbeeld maandelijks of na sprints) om direct te leren en bij te sturen.

2. Leren samenwerken: teamdynamiek en besluitvorming
In complexe projecten is samenwerking cruciaal. Maar samenwerking ontstaat niet vanzelf—het moet actief ontwikkeld worden. Leren samenwerken betekent niet alleen afstemmen op inhoud, maar ook inzicht krijgen in elkaars werkstijlen, verwachtingen en besluitvormingsprocessen.

Hoe stimuleer je dit?

• Maak teamleren expliciet: Plan sessies waarin samenwerking en teamdynamiek besproken worden. Wat werkt goed? Waar zitten spanningen?
• Werk met samenwerkingsprincipes: Stel in de startfase samenwerkingsafspraken op en evalueer deze periodiek. Wat hebben we afgesproken, en houden we ons eraan?
• Gebruik een RACI-matrix: Duidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor wat, voorkomt miscommunicatie en conflicten.

3. Lerend organiseren: eenduidig proces (be)grip
In complexe projecten wordt vaak samengewerkt door teamleden met verschillende werkmethoden. De een is opgeleid en opgevoed met PRINCE2, de ander met Projectmatig Creëren en weer een ander zweert bij de JBF-methode. Misverstanden liggen op de loer met missers, overschrijdingen en conflicten tot gevolg. Gevolgen die voorkomen kunnen worden met het werken volgens de principes van Lerend Projectmatig Organiseren. Lerend organiseren betekent niet alleen het afstemmen van het werkproces met elkaar op elkaar, maar juist op wat maatwerk nodig is om de unieke projectopgave georganiseerd en gerealiseerd te krijgen.

Hoe doe je dit?

• Besteed aandacht aan complexiteit: Bespreek wat complexiteit inhoudt voor voorliggend project. En beantwoordt de vraag hoe die benaderd en beheerst kan worden met welke type projectmanagement; specifiek welke onderdelen.
• Maak de werkwijze onderdeel van het planproces: Plan sessies waarin producten, processen en rollen worden besproken, geselecteerd en gedefinieerd. Wat is nodig (en wat niet)? Begrijpen we elkaar goed?
• Link met een Quality Manager: Zorg ervoor dat je maatwerk aanpak op cruciale onderdelen goed aansluit op de moederorganisatie(s). Denk daarbij bijvoorbeeld aan besluitvormingsprocessen, financiën en HRM zaken.

4. Financiële risico’s vermijden en kansen benutten
Leren in projecten betekent niet alleen fouten vermijden, maar ook kansen herkennen. PRINCE2’s benadering van risico- en kansmanagement helpt projectteams om niet alleen op bedreigingen te focussen, maar ook actief waarde toe te voegen.

Hoe doe je dat?

• Bouw risicomanagement in als leerproces: Maak risicosessies niet eenmalig, maar continu. Stimuleer teamleden om risico’s en kansen proactief te signaleren.
• Werk met scenario-denken: Denk niet alleen in risico’s, maar ook in mogelijke uitkomsten. Hoe kunnen we onzekerheden ombuigen naar voordeel?
• Leg niet alleen risico’s vast, maar ook wat we ervan leren: Wat kunnen we uit eerdere projecten halen om financiële risico’s beter te beheersen?

5. Teamleren verankeren in het projectmanagementproces
Een van de grootste uitdagingen is om leren niet als een ‘extra’ activiteit te zien, maar als een vast onderdeel van de projectuitvoering. PRINCE2 biedt hier aanknopingspunten door leren te koppelen aan bestaande processen zoals faseovergangen, voortgangsrapportages en risicomanagement.

Hoe maak je leren een vast onderdeel van projectmanagement?

• Integreer leren in besluitvorming: Laat bij elke mijlpaal expliciet bespreken welke lessen eerder geleerd zijn en hoe deze de volgende fase beïnvloeden.
• Koppel leren aan de stage boundaries van PRINCE2: Gebruik de momenten tussen projectfases om reflectiesessies te houden.
• Maak een learning backlog: Werk met een dynamische lijst van leerpunten die continu wordt bijgewerkt.

6. Competentieontwikkeling binnen het project
Leren in projecten betekent ook investeren in de groei van teamleden. Projecten zijn geen statische omgevingen, en de benodigde competenties veranderen voortdurend.

Hoe stimuleer je dit?

• Geef ruimte voor experimenteren: Laat teamleden nieuwe methodieken uitproberen en reflecteren op de uitkomsten.
• Bied coaching en mentoring binnen het project: Koppel minder ervaren teamleden aan ervaren collega’s om van elkaar te leren.
• Gebruik het project als leerplatform: Zorg dat mensen niet alleen bijdragen aan het project, maar er ook als professional sterker uitkomen.

Conclusie
Leren in projecten is geen optionele luxe, maar een noodzaak in complexe opgaven in de fysieke leefomgeving. PRINCE2 biedt waardevolle structuren om leren systematisch in te bedden. Door leren niet alleen als terugkijken, maar ook als vooruitkijken te zien—op samenwerking, risico’s, kansen en competenties—wordt een project niet alleen succesvoller, maar ook duurzamer in impact.

De vraag is dus niet óf we in projecten leren, maar hoe goed we het organiseren. Wat wordt jouw volgende stap om leren in projecten te verankeren?

Wil je meer weten over hoe wij jouw organisatie kunnen helpen om projecten effectiever te organiseren en uit te voeren? Neem gerust contact met op met Sander Harperink (06-29202341)